Създаване на документи +

Документите в системата са отражение на реалните транзакции, извършвани в компанията. Всички документи в системата, независимо от типа им, са свързани с ваш обект, в зависимост от предназначението им. Обектите са вашите собствени фирма, офис, магазин, POS, склад и каса. Освен това, документите винаги имат още една страна – към клиент, от доставчик, към/от склад, към/от каса, между собствени фирми, складове, каси и т.н. 

Създаването на документите e въпрос на права по потребител или по роля, като са тясно свързани с обектите на фирмата. Правата за създаване се конфигурират на ниво документ от Аминистрация > Настройки > Администрация документи. Обърнете внимание, че правото да създава документ е различно от това да го вижда. Може да прочетете повече за правата тук.

Процесът по създаване на документ включва попълване на следните основни блокове, които са свързани с информацията, която „давате“ на системата:

Блок Описание
Тип на документа Типове документи в системата:
  • продажбени документи: продажба, оферта, замяна
  • документи за поръчки от доставчик: поръчка
  • приходни и разходни финансови документи: фактура, проформа, разписка, касов бон, митническа декларация, протоколи
  • платежни документи: ПКО, РКО, дебит, кредит, преместване на пари
  • складови документи: експедиция, доставка, изписване, заскладяване, заявка, преместване, ревизия, преоценка/инвентаризация, бракуване, даване/връщане от наем/консигнация, товарене, разтоварване, корекция, складово подреждане
  • логистични документи: курс, окомплектовка
  • производствени документи: работна поръчка
Номер на документа Номерът на документа се генерира автоматично според задените правила за номерация. Номерът се въвежда ръчно в следните случаи:
  • винаги при разходни финансови документи
  • във всеки документ при слагане на отметка „ръчен номер“
Дати на документа Видове дати в системата при създаване на документ:
  • дата на издаване на документа. Зарежда автоматично текуща дата, но може да се промени от потребителя.
  • дата на данъчно събитие. Зарежда автоматично текуща дата, но може да се промени от потребителя.
  • системна дата. Зарежда и записва точна дата и час, когато е създаден документа. Не може да бъде променяна от потребител.
Контрагент

Посочва се контрагентът (физическо или юридическо лице), с което имате конкретно бизнес отношение за отразяване в системата. Видове контрагенти:

  • клиент
  • доставчик
  • банкa
  • държавни организации
Условия на документа В зависимост от типа на документа, има по няколко условия, който трябва да бъдат попълени. Те дават на системата повече информация за документа и последващите операции. Такива могат да бъдат, например при продажбата- търговец, данъчна сделка, тип на последващите складови операции (предаване), тип на финансовия документ, тип на плащането, валута и др.

За подробности прочетете в Оперативна дейност на съотвения модул за конкретния документ. Например за условия на фактурата, отидете в модул Финанси.

Редове на документа В редовете на таблицата на документа се избират или импортират от xls файл артикули, услуги, приходни или разходни финансови категории.
Допълнителни колони на таблицата Възможност за добавяне на допълнителни колони с информация чрез поставяне на тикче в съобтветния чекбокс. В зависимост от типа на документа към таблицата се добавят различни колони.
Информация за сумите В края на документа се генерира инфомация за сумата на всички редове на документа, която включва Сума, Данъчна основа, ДДС и обща сума. Ако документът е във валута, левовата равностойност на сумите се добавя отдолу като допълнителен ред.
Описание и описание за вътрешно ползване Полето за описание се използва за добавяне на допълнителна информация, засягаща документа. Обиновено системата добавя автоматично описание за свързаните документи, като например в ПКО посочва по кой финансов документ е плащането. Въпреки, че е системно, това описание може да бъде редактирано. Полето „Описание“ се визуализира в печатните бланки на документа.

Полето „описание за вътрешно ползване“ се използва за добавяне на информация към документа в свободен текст, която операторът смята за важна. То не се визуализира на печатната бланка.

Създаване на документ

Потвърждаването на въведената информация и окончателното създаване на документа става чрез бутон Потвърди.

Отказване на документ

Отказът от създаване на документа става чрез бутон Откажи. Документ няма да се генерира и въведената информация в нито един от блоковете няма да бъде запазена.

Редакция