Досие на документ+

Документите в системата са отражение на реалните транзакции, извършвани в компанията. Всички документи в системата са свързани с ваш обект- собствени фирма, офис, магазин, POS, склад и/или каса. Освен това, документите винаги имат още една страна – към клиент, от доставчик, към/от склад, към/от каса, между собствени фирми, складове, каси и т.н.

Достъпът до всяко досие на документ е въпрос на права по потребител или по роля, които са свързани с обектите на фирмата. Правата за виждане се конфигурират на ниво документ от Администрация > Настройки > Администрация документи. Обърнете внимание, че правото да се вижда досието на документ е различно от това да го създава. Може да прочетете повече за правата тук.

Досието на документ съдържа цялата информация, която е била зададена при създаването му. 

Досието на документ е разделено на няколко блока, като ще ги разгледаме от горе на долу: 

Тип, номер, дата и статус на документа

Първото, което показва досието е (1) тип, номер, дата и (2) статус на документа.

(1) Тип на документа

Показва какъв е типът на документа:

  • продажбени документи: продажба, оферта, замяна
  • документи за поръчки от доставчик: поръчка, запитване за поръчка
  • приходни и разходни финансови документи: фактура, проформа, разписка, касов бон, митническа декларация, протоколи
  • платежни документи: ПКО, РКО, дебит, кредит, преместване на пари
  • складови документи: експедиция, доставка, изписване, заскладяване, заявка, преместване, ревизия, преоценка/инвентаризация, бракуване, даване/връщане от наем/консигнация, товарене, разтоварване, корекция, складово подреждане
  • логистични документи: курс, окомплектовка
  • производствени документи: работна поръчка

(1) Номер на документа

Номерът на документа се генерира автоматично според зададените правила за номерация или е въведен ръчно със слагане на отметка „ръчен номер“. При разходни финансови документи всеки документ се въвежда ръчно ( въвежда се номер на получения документ от доставчика). 

По номер на документ може да се търси в цялата система, което включва търсенето в списъци и в общото търсене на всички видове документи. Повече за това може да прочетете тук.

(1) Дата на документа

Това е датата на издаване на документа. В създаването на документа се зарежда автоматично текуща дата, но тя може и да е била променяна от потребителя.

(2) Статус на документа

Статусите се използват за по-добро следене на процесът по обработка на документите. Те са особено полезни за филтриране при обработка на големи обеми документи и показват коя е следващата стъпка при управлението на различни процеси. Подробни обяснения за всички видове статуси по документи и какво точно означават те, може да прочетете тук. 

Контрагент, собствени обекти и условия, подробна информация за документа

Имайте предвид, че при различните документи информацията е с различна подредба. Например при разходните документи собствени обекти и контрагенти са с разменени места спрямо показаното горе.

(1) Контрагент

Показва информация за контрагента, с който е регистриран документът. За по-голямо удобство и бърз достъп, навсякъде в системата във всички документи до името на контрагента има бутон , който при натискане показва досието му.

(1) Собствени обекти

Полето дава информация към кой собствен обект е регистриран документа. Обектите са различни, например при продажба показва от кой POS е създадена продажбата, при поръчка и финансови документи- от коя фирма и офис са създадени, при плащане – за коя фирма и в коя каса е регистрирано плащането, при складов документ- за коя фирма и кой склад се отнася и т.н.

(1) Условия на документа

Полето дава информация при какви условия е създаден документът и какви са следващите стъпки, които трябва да се направят за завършване на документа. При продажбата например, това са начините на издаване на стоката- дали ще е директно предадена на клиента, дали ще бъде пратена по куриер, доставена с фирмен транспорт или пък ще бъде взета след 10 дни. Друго условие на продажбата е начинът на фактуриране – дали клиентът иска фактура или само касов бон, каква е данъчната сделка, както и как ще плати клиента или вече е платил – в брой, с карта, смесено, по банка и т.н. В полето може да намерите информация и за търговец( при продажбата) или служител( при фин.документ).

(1) Подробна информация за документа

    Включва задължително:

  • номер на документа
  • дата на документа
  • кой потребител е създал документа
  • от коя собствена фирма е издаден документа
  • системни дата и час на създаване на документа

Добавя още информация според типа на документа за:

  • подтип на документа, например „продажба на едро“
  • данъчна сделка
  • валута
  • валутен курс

Таблица с редове на сделката и допълнителни колони

Таблица с редове на сделката /стоки, услуги, BOM, материал, продукт(1) кламера! 

(1) Таблица с редове на документа

Таблицата показва какво е съдържанието на документа – артикули, услуги, BOM-ове, приходни или разходни финансови категории. Реално това е списък с нещата, които продавате или купувате, фактурирате, местите и т.н.

Поле в таблицата Описание
Възможност за търсене и филтър в таблицата
Код на артикула или услугата Описание на код на артикула
Име Име на артикула/услугата
Инфо бутон в реда Отваря досие на артикул/услуга
Описание Въведеното описание за артикула/услугата
Мярка В каква мярка е въведен артикула/услугата
Количество Какво е количеството на артикула/услугата
Цена Въведената единична цена за конкретния артикул/услуга.
Сума Обща сума, поучена чрез умножение на количество*единична цена
Бутон за прикачени финансови документи Показва дали конкретен ред е напълно или частично фактуриран( дали има издаден приходен или разходен финансов документ – фактура, разписка, касов бон), както и дали има закачени допълнителни разходи.

(2) Чекъри за добавяне на допълнителни колони към таблицата

Системата дава възможност за добавяне на допълнителни колони с още информация за артикулите/услугите, които са „скрити“ в основния изглед. Това се случва чрез поставяне на тикче в съответния чекбокс. В зависимост от типа на документа към таблицата се добавят различни колони.

При финансови документи може да се добавят следните колони:

  • Отстъпка
  • Крайна цена
  • Данъци
  • В продажба може да се добавят следните колони:

  • Тегло
  • Обем
  • Ценова листа
  • Наличност
  • Заявено
  • Наредени
  • Изписано
  • Отстъпка
  • Крайна цена
  • Фактурирано
  • В поръчка може да се добавят следните колони:

  • Код
  • Доставчик
  • Отстъпка
  • Крайна цена
  • Складово количество
  • Наредени
  • Заскладени
  • Тегло
  • Обем
  • Бутони в таблицата с редове на документа

    class=

    Бутонът за теглене на редовете в ексел генерира файл в xls. формат, съдържащ всички редове на документа.

    Бутонът за показване на всички редове разширява на редовете и се използва при документи с повече редове (над 8-10). Обикновено при документ с много редове се появява вътрешен скрол в таблицата, за да може тя да се побере на всякакъв вид и големина устройство, което е особено полезно при използване на Prim.bg от мобилни такива. Разширяването премахва скрола и показва всички редове, независимо от броя им.

    Бутонът за прикачени финансови документи показва дали конкретен ред е напълно или частично фактуриран( дали има издаден приходен или разходен финансов документ – фактура, разписка, касов бон), както и дали има закачени допълнителни разходи.

    Информация за сумите и данъците на сделката

    (1) Поле Сума

    В края на документа се генерира информация за сумата на всички редове във валутата на документа, която включва най-често:

  • Сума
  • Данъчна основа
  • ДДС
  • Обща сума
  • Обърнете внимание, че ако документът е във валута, левовата равностойност на сумите се добавя отдолу като допълнителен ред.
    (2) Поле Резултат

    В полето за Резултат се обобщава статуса на изпълнение на целия документ, което включва финансова и складова информация за лесна ориентация. С един поглед в полето в досието може да разберете (при продажбата например) колко остава за плащане, фактуриране, изписване, каква е цялата сума и т.н. Това включва:

  • Стоки
  • Услуги
  • Общ обем = стоки + услуги
  • Фактурирано
  • Платено
  • Време за изпълнение
  • Остава за фактуриране
  • Остава за плащане
  • Остава за изписване
  • Описание и описание за вътрешно ползване/бележка

    (1) Поле „Описание“

    Полето за описание се използва за добавяне на допълнителна информация, засягаща документа. Обикновено системата добавя автоматично описание за свързаните документи, като например в ПКО посочва по кой финансов документ е плащането. Въпреки, че е системно, това описание може да бъде редактирано. Полето „Описание“ се визуализира в печатните бланки на документа.

    (2) Поле „Описание за вътрешно ползване“ или „Бележка“

    Описание за вътрешно ползване/ бележка се използва за добавяне на информация към документа в свободен текст, която операторът смята за важна. То не се визуализира на печатната бланка, но се показва на редица места в системата.

    Tабове с информация в досието

    (1) Към документите могат да бъдат включени няколко елемента с допълнителна информация- т.нар. „табове“. Те се използват за по-лесна обработка и проследимост на последващите процеси. Така цялата информация е концентрирана и може да се достъпи от едно място, което спестява много „разходки“ по менютата и губене на време.

    Обърнете внимание, че достъпът до всеки отделен таб е въпрос на права, които се конфигурират на ниво документ. Повече за правата за управление на табове можете да разберете тук.
     

    Име на таб Описание
    Свързани операции Показва списък от всички издадени директни свързани операции по документа. Най-често това са складови, финансови и платежни документи, но те се различават според типа на главния документ. За по-лесен достъп и работа, досието на всеки документ може да бъде достъпено от бутон в края на реда. Таблицата показва следната информация:
  • Номер на свързания документ
  • Дата на свързания документ
  • От контрагент или собствен обект
  • До контрагент или собствен обект
  • Валута на документа
  • Важна е „директната“ връзка между документите. Табът няма да ви покаже документи, които не са с такава връзка. Пример за директна връзка:
  • Продажба – складова операция
  • Продажба – финансов документ
  • Финансов документ- плащане
  • Връзката между продажбата и плащането не е директна и плащането няма да се покаже в таб „Свързани операции“ на продажбата. Плащането ще се покаже в таб „Свързани операции“ на финансовия документ.
    Прикачени файлове Възможност за качване и сваляне на файлове в множество формати, които засягат главния документ. Показва и списък с вече прикачените файлове със следната информация:
  • Име на файла
  • Размер на файла
  • Дата на качване
  • Дата на последна промяна
  • От кого е качен файла
  • Може да прочетете повече за целия процес по качване и сваляне на файлове тук.
    История Събитията, които остават следа в системата и се визуализират в този таб са:
  • Създаване
  • Редакция
  • Анулиране
  • Изтриване
  • За всяко от тях се пази история по дата и час на извършеното действие, както и кой потребител го е направил.
    Допълнителни разходи Показва стойността на разпределените допълнителни разходи с подробности за:
  • Тип операция
  • Номер на документ
  • Дата на документ
  • Код
  • Име
  • Описание
  • Количество
  • Валута
  • Разпределени в BGN
  • Постигнати цени Показва постигнатите цени по артикули, които се изчисляват на база закачени директни и индиректни разходи:
  • Код
  • Име
  • Мярка
  • Количество
  • Единична цена по поръчка
  • Цена по поръчка
  • Единична цена крайна
  • Обща цена крайна
  • Бутони

    (1) Бутоните в самия край на всеки документ са най-общо възможните действия по него. Те могат да бъдат издаване на последващи операции по документа, например по продажбата да бъдат пуснати складов документ, финансов документ, заявка, поръчка и др. Бутоните дават възможност и за редакция, изтриване, анулиране на документа, както и за други промени по него като смяна на клиент или корекция на количество. Отделно, с определените за това бутони, всеки документ може да бъде разпечатан и/или изпратен по мейл. Повече за значението и действията на всички бутони, може да прочетете тук или на страницата на конкретния документ.
    Редакция